Alhoewel je veel succesverhalen hoort, gaan fusies en overnames bij de integratie niet altijd over rozen. Juist een aantal niet-financiële factoren zijn bepalend voor het succes van een overname. In dit artikel geven Noortje de Rooij en Tanja Schreurs vijf aandachtspunten bij een overname.
Wij begeleiden verschillende kantoren na een overname, als zaken anders lopen dan gedacht. Door je blik in het voortraject al te verbreden, kun je veel problemen voorkomen. Hieronder benoemen wij de vijf aandachtspunten bij een overname vanuit onze expertise gezien.
1. Voorkom een culturele mismatch
Een “klik” op directieniveau is uiteraard een eerste belangrijke stap, maar niet zaligmakend. De bedrijfscultuur en het DNA van een kantoor tellen minstens zo zwaar. Veel fusies blijken later vooral spaak te lopen door cultuurverschillen. Botsende culturen kunnen leiden tot conflicten, inefficiëntie en zelfs personeelsverloop. Wij zien vaak dat de grotere partij, meestal degene die overneemt, cultuur en procedures oplegt. Slechts in sommige gevallen blijft een zekere autonomie van de andere partij over. Onze tip? Stel het beoordelen van de bedrijfscultuur en waarden niet uit tot later. Dit is namelijk een belangrijke voorwaarde voor een harmonieuze integratie. Schakel voor een cultuuranalyse een onafhankelijk expert in. Het is lastig om zelf objectief te kijken naar een ander kantoor.
2. Stel een strategisch personeelsplan op
Het is een fout die wij vaak zien: overnames waarbij onvoldoende rekening wordt gehouden met de mensen die je nodig hebt om je ambities te realiseren. Evalueer dus ook vooraf de kwaliteit en het potentieel van het personeelsbestand van het over te nemen kantoor. Welke talenten en vaardigheden zijn er nodig om handen en voeten te gaan geven aan de nieuwe koers? Zit er een potentiële partner onder de assistentaccoun tants? Een strategische personeelsplanning is daarbij onvermijdelijk. Want wie zijn de sleutel figuren in het overgenomen kantoor? Wat drijft hen? Hoe zorg je ervoor dat ze niet alleen blijven, maar ook gemotiveerd zijn bij te gaan dragen aan jullie gedeelde toekomst?
3. Onderzoek het sentiment van collega’s
Het sentiment van collega’s ten opzichte van de overname kan een succesvolle integratie maken of kraken. Een aankomende overname roept immers veel onzekerheid en weerstand op. Hoe ervaren collega’s deze verandering? Zien ze het als een kans of als een bedreiging? Onze tip: zorg dat je vooraf een paar collega’s hierover spreekt. Identificeer factoren die de tevredenheid van werknemers kunnen beïnvloeden. Als je begrijpt hoe zij de toekomst zien, kun je rekening houden met hun zorgen en aspiraties. Daarnaast creëer je sponsoren voor de overname, die andere collega’s kunnen meenemen in de veranderingen. Want jij als directie kunt dat niet alleen, je hebt ook de werkvloer daarbij nodig. Verder is weer stand tegen verandering normaal. Je kunt die aanzienlijk verminderen door collega’s er snel bij te betrekken. Door het sentiment en de betrok kenheid vooraf te onderzoeken, krijg je een beter beeld van bepaalde factoren. Op basis hiervan kun je een plan maken voor het integreren van het personeel waarbij je rekening houdt met de bepalende factoren om motivatie tijdens de overgangsperiode goed te houden. Bij een fusie die wij hebben gezien, werd pas contact gelegd met het personeel nadat de deal was gesloten, wat leidde tot groot wantrouwen en uiteindelijk een aanzienlijk verloop.
4. Licht betrokkenen tijdig in
Weten medewerkers wat er speelt en hoe het kantoor ervoor staat? Wij weten dat accountantskantoren vaak huiverig zijn om voor de muziek uit te gaan lopen. Wat is het juiste moment om je collega’s te vertellen over de overnameplannen? Te vroeg communiceren zorgt voor onrust, te laat voor wantrouwen. Zodra de plannen concreet beginnen te worden, maar nog voordat alles in beton is gegoten, is een goed moment om collega’s in te lichten. Dit geeft ruimte voor input en helpt geruchten of onzekerheid te voorkomen. Wees in deze fase duidelijk over wat er bekend is, wat er nog moet worden besloten, en hoe hun feedback wordt geïntegreerd. Communiceer met alle betrokkenen, dus niet alleen met collega’s, maar ook leveranciers. Het houdt iedereen op één lijn en helpt misverstanden en onzekerheid te voorkomen. Het is belangrijk hierbij niet alleen te focussen op de strategische en financiële aspecten, maar ook aandacht te hebben voor de menselijke kant. Denk dan niet alleen aan communicatie, maar ook aan de impact op werkdruk, veranderingen in werkprocessen en potentiële veranderingen in hun rol.
5. Doe onderzoek naar klantenportefeuilles en -verwachtingen
Het kan zijn dat het ene kantoor veel grote, internationale klanten heeft, terwijl het andere bijvoorbeeld een groot aandeel bouwbedrijven in portefeuille heeft. Uiteraard hoeft het combineren van verschillende klantenportefeuilles en expertises niet per se te leiden tot obstakels, maar ze vragen wel om een goed doordacht plan. Sterk uiteenlopende klantenbestanden betekenen namelijk bijna altijd grote verschillen in serviceverwachtingen. Ga daarom na wat de meest bepalende klanten van het kantoor zijn. Vaak is 20% van het klantenbestand verantwoordelijk voor 80% van de omzet. Wat is er nodig om in ieder geval deze belangrijke klanten te behouden na de overname? Er moet inzicht zijn in hoeverre je in staat bent te voldoen aan de verwachtingen en wat er nog nodig is om hieraan te blijven voldoen. Een aanpak zou kunnen zijn om na overname gespecialiseerde teams op te zetten die zich richten op specifieke klantsegmenten, waarbij de expertise van beide kantoren benut blijven.
Tot slot
Het mag duidelijk zijn. Als eigenaar van een accountantskantoor weet je dat een succesvolle overname niet alleen draait om de financiële voordelen. De menselijke factor, klanten en collega’s, de bedrijfscultuur en effectieve communicatie spelen een bepalende rol om een dergelijk traject te doen slagen. Door te investeren in een strategische personeelsplanning, een duidelijk communicatieplan, een bedrijfscultuur en klantanalyse voorkom je niet alleen veel gedoe, maar leg je ook de basis voor een duurzaam succesvolle integratie.
Tanja Schreurs en Noortje de Rooij begeleiden ondernemende accountantskantoren naar een duurzame kantoorstrategie. Ze zijn de oprichters van www.kantoorblauwdruk.nl, een label van Blue to Business.